納品書 × 請求書の照合

届いた請求書が納品の実績と合っているか。人がやっていた突合を自動で並べます。

解決する課題

請求書の金額が正しいか確かめる手段が目視しかない: 納品書の束と請求書を突き合わせる作業は時間がかかるうえ、見落としても気づけません。結果として請求書を信じて支払うことになります。
差異が出ても、どの明細が原因か分からない: 合計が合わないことは分かっても、どの商品の何個分がずれているかを特定するのに時間がかかります。
照合の前提が揃っていない: 帳票の種別と取引先が確定していないと突合が始められず、準備だけで手間がかかります。

同じ取引先の納品書と請求書を対応づけ、金額や明細を並べて比較します。人が紙を並べてやっていた突合を画面上で行えるので、確認の速度が変わります。帳票種別の自動分類と取引先の自動識別が前段にあるため、照合のための準備作業は基本的に発生しません。

合計金額の差だけでなく、明細行のレベルでどこがずれているかを表示します。数量が違うのか、単価が違うのか、片方にしかない行があるのか——原因の当たりが画面上で付くので、取引先へ問い合わせるときも「この行のこの数量が」と具体的に指摘できます。

照合の前提が揃っていない場合（帳票種別が未確定、取引先が未確定、確認が終わっていないセルが残っている等）は、照合を始める前に警告として表示します。前提が崩れたまま出た「一致」を信じてしまう事故を防ぎます。

照合の結果は記録として残ります。誰がいつ確認したかを含めて残るため、属人的な「担当者が目で見た」から、跡が残るチェック工程へ移せます。監査や引き継ぎの際にも、その月に何をどう確認したかを示せます。

現時点で照合の対象は 1 対 1 の突合です。1 通の月締め請求書に対して複数の納品書を突き合わせる n:1 の照合は、実際の運用データを確認したうえで対応を検討します。できないことを「できる」とは書きません。

照合が効くのは、請求が多すぎる場合だけではありません。納品したのに請求が来ていない、逆に納品の記録がない請求がある、といった片側だけに存在する帳票も差異として並びます。支払う側にとっては過払いの防止に、受け取る側にとっては請求漏れの発見につながります。

差異の行からは、その行の元になった納品書・請求書の該当箇所へ直接移動できます。原本のファイルも確認できるため、「システムがそう言っている」ではなく、実際の帳票を見たうえで判断できます。確認して問題ないと分かった差異は、その旨を記録して残せます。

実際の帳票で試したい、運用に合うか相談したい、というご要望をお寄せください。