メール転送取込

専用アドレスへ自動転送を設定すれば、以後は人が触らなくても帳票が溜まっていきます。

解決する課題

結局「ファイルを保存してアップロードする」人手が残る: 取引先からの帳票はメール添付で届きます。ツールに入れるために毎回ダウンロードして開いてアップロードするなら、作業は減りません。
取り込み漏れが月末に発覚する: メールが埋もれて処理されないまま締めを迎え、あとから 1 件だけ手作業で追加することになります。
知らない差出人からのファイルが不安: 公開されたアドレスに何が届くか分からない状態では、そのまま自動処理させるわけにいきません。

テナントごとに専用の取込用メールアドレスが発行されます。普段使っているメールソフト側で「この取引先からのメールをこのアドレスへ自動転送する」というルールを 1 回設定すれば、以後は帳票が届くたびに自動で取り込まれ、抽出まで進みます。担当者がメールを開く必要も、ファイルを保存する必要もありません。

1 通のメールに複数の添付があっても、対応形式のファイルだけをそれぞれ独立した帳票として取り込みます。署名画像やロゴのような帳票でない添付は取り込み対象から外れます。取り込まれた帳票には送信元・件名・受信日時が紐づくので、画面から「このデータはどのメールで届いたか」をいつでも確認できます。

許可リストに登録した差出人からのメールだけが自動で抽出まで進みます。それ以外の差出人から届いた添付は隔離領域に保管され、内容を確認したうえで取り込むかどうかを人が決められます。公開アドレスに未知のファイルが届いても、いきなり処理が走ることはありません。

取り込みに成功した件数、対象外として除外した添付、エラーになったファイルが記録されます。「送ったはずなのに入っていない」が起きたときに、メール側の問題なのか取込側の問題なのかをその場で切り分けられます。設定画面では専用アドレスの確認と許可リストの編集ができます。

取り込まれた帳票の詳細からは、送信元アドレス・件名・受信日時をたどれます。数字に疑問が出たときに「いつ誰から届いた、どのファイルか」を確認できるので、取引先へ問い合わせる際の根拠になります。原本のファイル自体もいつでもダウンロードできます。

メール転送を設定したあとも、画面からのアップロードは今までどおり使えます。取引先ごとに、転送で自動化するところと手で入れるところを混ぜて運用できるため、一度に全部を切り替える必要がありません。まず 1 社だけ転送設定を入れて様子を見る、という始め方ができます。

実際の帳票で試したい、運用に合うか相談したい、というご要望をお寄せください。