商品コード辞書変換

取引先の商品名を自社の商品コードへ。1 回確定すれば、次から自動で変換されます。

解決する課題

取引先の商品名と自社の商品コードが一致しない: 帳票に書かれているのは取引先側の商品名です。自社の在庫や会計に取り込むには、毎回コードへ読み替える必要があります。
読み替えの知識が特定の人の頭の中にある: 「この商品名はうちのこのコード」という対応が担当者の記憶に依存していて、引き継ぎができません。
曖昧な一致を自動で当てられると危ない: 似た名前の別商品を勝手に結びつけられると、在庫と売上の両方が狂います。

自社の商品コードと商品名を CSV で取り込むと、抽出した明細の商品名と突き合わせます。取り込みの際の文字コードは自動で判定するため、Excel から書き出した Shift_JIS の CSV でもそのまま使えます。

表記を正規化したうえで完全に一致した場合だけ、自動で商品コードを付けます。曖昧な一致は自動確定しません。似ている候補を提示して、人がどれかを選ぶ形にしています。在庫や会計に直結する項目で、当たっているように見えて違う値が静かに入ることを避けるためです。

人が選んだ対応づけは別名として辞書に登録され、次回から同じ商品名は自動で変換されます。使うほど手を入れる箇所が減り、読み替えの知識が個人の記憶からシステム側へ移ります。取引先ごとに別の対応を持たせることもでき、同じ商品名が取引先によって別のコードを指す場合にも対応できます。

抽出結果の信頼度が基準に満たない行では、商品コードの自動付与を行いません。人が確認して確定した行だけが自動変換の対象になります。確認をすり抜けて誤ったコードが自社フォーマットへ流れることを、仕組みとして防いでいます。

登録済みの商品と別名は設定画面から確認・編集できます。取り込んだ内容がどう解釈されているかを見られるので、想定と違う対応づけがあればその場で直せます。

商品コードが付かなかった明細は、黙って捨てたり空欄にしたりせず、未対応として一覧に残ります。取り扱いを始めたばかりの商品や、取引先が名称を変えた商品を早い段階で見つけられます。未対応が続く商品は、マスタ側の追加が必要なサインとして扱えます。

抽出した明細に自社コードが付いた状態で出力できるため、受け取った側のシステムでの読み替えが不要になります。出力テンプレートと組み合わせれば、商品コード・数量・金額を自社の並びで出せるので、貼り付けてそのまま取り込める形になります。転記だけでなく、その後の読み替え作業も一緒になくなります。

実際の帳票で試したい、運用に合うか相談したい、というご要望をお寄せください。